Meist muss eine große Anzahl von Patent-Dokumenten bewertet werden. In diesem Artikel wird beschrieben, wie man in patentGate Filter einrichten kann, um die Bearbeitung größerer Dokumentenmengen nach bestimmten Kriterien aufzugliedern.

Systemfilter

Ein Filter ist eine patentGate-Suchanfrage, die auf die an einen Nutzer verteilte Dokumentenmenge angewendet wird.
Von patentGate vorgegebene Systemfilter werden vom Administrator für jeden Bearbeiter aus einer Liste ausgewählt und
bereitgestellt.
Diese Liste beinhaltet derzeit folgende Systemfilter, die von Kunden gewünscht wurden und die wichtigsten Aufteilungskriterien für die im Umlauf zu bearbeitenden Dokumente abdecken:

• Alle unbearbeiteten Dokumente
• Unbearbeitete erteilte Dokumente, nach Ablauf der Bearbeitungsfrist
• Unbearbeitete erteilte Dokumente, vor Ablauf der Bearbeitungsfrist
• Unbearbeitete nicht erteilte Dokumente
• Unbearbeitete nicht erteilte Dokumente vor Ablauf der Bearbeitungsfrist
• Unbearbeitete Dokumente ohne Kenntnis über Familienzugehörigkeit
• Rückläufe Überwachung
• Erteilungen ab 01.01.2018
• Veröffentlichungen ab 01.01.2018
• Bearbeitete Dokumente

Die Bearbeitungsfrist (Zeitspanne für die Bewertung der Dokumente ab Umlauferstellung) ist dabei durch den Administrator konfigurierbar, sie beträgt standardmäßg 30 Tage.

Systemfilter werden allen Nutzern zur Verfügung gestellt, und können abonniert oder abbestellt werden.

Die Reihenfolge der Filter kann individuell mit der Schaltfläche geändert werden. Diese Einstellung muss gespeichert werden.

Eigene Filter

Zusätzlich zu den vom Administrator vorgegebenen Sytemfiltern kann von jedem Bearbeiter eine eigene Strukturierung der
Umlaufdokumente mittels Filteranfragen vorgenommen werden.

Filter ermöglichen es, die zu bearbeitetenden Dokumente nach selbstgewählten Filterkriterien aufzuteilen und damit als relevant eingeschätzte Dokumente, z.B. vom Hauptwettbewerber, schnell zu
sichten.

Dabei kann ein Dokument in mehreren Filtermengen enthalten sein, wenn es den Suchkriterien mehrerer Filterabfragen entspricht.

Werden in einer Suchanfrage die Verknüpfungen „and #rated()“ oder „and not #rated()“ ergänzt, wird das Ergebnis auf bewertete bzw. noch nicht bewertete Dokumente eingeschränkt.

Um einen Filter anzulegen, wird im Expertenmodus eine Suchanfrage erstellt und gespeichert. Dabei wird beim Abspeichern als Typ „Umlauffilter“ ausgewählt.

Im Fenster Umlauf – > Bearbeiten unter dem Tab „Eigene Filter“ werden diese Filter angezeigt

und können durch Klick auf das Symbol zu den bereits ausgewählten Filtern (Tab „Auswahl“) hinzugefügt werden.

Mit Klick auf das Symbol können nicht gewünschte Filter aus der Ansicht entfernt werden.

Der Systemfilter „Alle unbearbeiteten Dokumente“ darf niemals entfernt werden, da der Bearbeiter seine zu sichtenden Dokumente sonst „wegfiltern“ könnte.

Mit dem Symbol kann die Reihenfolge der Filter verschoben werden und durch Klick auf den Button „Reihenfolge speichern“ wird diese Reihenfolge gespeichert, was auf die Filter selbst aber keine Einfluss hat.

Eigene Filter können mit  bearbeitet und mit  gelöscht werden.

Im Handbuch sind diese Funktionen ebenfalls beschrieben.